Særligt til tillidsvalgte

Ansatte på offentlig overenskomst

Ansættelse og modtagelse af ny kollega - rollen som TR

Det er vigtigt, at du er med til at tage imod, og sikre introduktionen af alle nye kolleger på arbejdspladsen. Det gælder både nye fastansatte, vikarer, elever, studerende, ekstraordinært ansatte og frivillige.

Deltag i ansættelsesproceduren

Din opgave i forhold til den nye kollega starter allerede ved ansættelsesproceduren. Det er vigtigt for både dig og din nye kollega, at du er med tidligt i processen.

Få plads i ansættelsesudvalget

Den bedste måde at få indflydelse på ansættelse af nye kolleger er ved at sidde med i ansættelsesudvalget.

Som tillidsrepræsentant, har du ikke automatisk plads i ansættelsesudvalget. Du er heller ikke automatisk sikret inddragelse, når der bliver udformet et jobopslag. Det skal du aftale dig til.

I MED-udvalget kan du få drøftet og vedtaget en lokal ansættelsespolitik og ansættelsesprocedure.

Her kan du sikre, at du som tillidsrepræsentant altid har en plads i ansættelsesudvalget, og at du skal medvirke til udformningen af jobopslag.  

Herunder kan du se de forskellige trin i en ansættelsesprocedure.

 

Trin i ansættelsesproceduren

  • Kend dine rettigheder

    Tillidsrepræsentanten har krav på skriftligt at få alle relevante oplysninger på den person, man har tænkt sig at ansætte. Typisk på mail.

    Er du ansat på en offentlig overenskomst er der 2 aftaler, det er vigtigt at kende til, når man som tillidsrepræsentant søger indflydelse på ansættelsesproceduren.

    1. MED-aftalen 

    I MED-aftalens § 11 stk. 3 fremgår det at:

    Tillidsrepræsentanten skal ved forestående ansættelser og afskedigelser inden for det område og den gruppe han/hun repræsenterer, holdes bedst muligt orienteret.

    FOAs udlægning af formuleringen "bedst muligt orienteret" er, at tillidsrepræsentanten uopfordret skal have alle de oplysninger, som er nødvendige for at kunne varetage sin funktion. Og hvis det skal opfyldes, er det oplagt, at tillidsrepræsentanten deltager i ansættelsessamtalen.

    Hvis du som tillidsrepræsentant ikke deltager, bør du anmode din leder om at få en plads i ansættelsesudvalget. Det er ikke en ret, men en logisk følge af aftalen.

    Hvis du får nej til at deltage, kan du rejse det i MED-udvalget og foreslå, at det bliver en del af personalepolitikken. Og hvis du fortsat får nej, kan du kontakte din lokale FOA-fagforening.

    2. Aftale om lokal løndannelse

    I aftalen om lokal løndannelse § 4 stk. 1 står der at:


    Lønforholdene skal så vidt muligt være aftalt før tiltrædelsen.

    FOAs holdning er, at den, der ansættes, skal kende sin løn og ansættelsesvilkår umiddelbart efter ansættelsessamtalen, så han/hun kan tage stilling til, om han/hun skal sige ja eller nej til stillingen. Hvis det ikke kan lade sig gøre, skal den nye kollega umiddelbart efter ansættelsen kende løn og ansættelsesvilkår.

    Det vil sige, at tillidsrepræsentanter, som ikke deltager i ansættelsessamtalen, skal have kontakt til den nye kollega, og aftale lønnen umiddelbart i forlængelse af beslutningen om, hvem der er ansat.

    Hvis tillidsrepræsentanten er med i ansættelsesudvalget, bør hun vide fra samtalen, hvad den nye kollega forventer/kræver i løn.

    Hvis du ikke selv har kompetencen til at forhandle løn, skal du sørge for at videregive de oplysninger, du får, til dem, der har forhandlingskompetencen. Det kan fx være fællestillidsrepræsentanten eller den lokale FOA-fagforening. 

    De oplysninger, der er relevante, er den nye kollegas lønkrav, lønsedler fra tidligere ansættelser, stillingsannoncen, referat fra ansættelsessamtalen og lignende.

     

  • Udformning af jobopslaget

    Formålet med jobopslaget er at give et indtryk af arbejdspladsen, og at få ansøgninger fra personer med kvalifikationer, der matcher arbejdspladsens behov.

    Du kan som tillidsrepræsentant være med til at sikre, at jobopslaget kommer til at afspejle de kompetencer, som din arbejdsplads har behov for.

    Gå i dialog med din leder om, hvad det er for nogle behov, du og dine kolleger har til en kommende kollegas kompetencer - både de faglige og de personlige. 


    Gør dig overvejelser om, hvad en ny kollega skal kunne bidrage med for at arbejdspladsen fortsat fungerer eller kan komme til at fungere på en ny måde. Er der behov for en erfaren kollega, eller egner jobbet sig til en nyuddannet?


    Jobopslaget skal som minimum indeholde:

    • Stillingsbetegnelse
    • Ugentlig arbejdstid
    • Løn, tillæg, pension
    • Ansættelsesgrundlag (overenskomst)
    • Ansættelsesområde og tjenestested
    • Ansøgningsfrist
    • Yderligere oplysninger (hvem kan ansøger henvende sig til  for at få mere at vide om stillingen, og hvor ansøgningen skal sendes til).

     

    Opslaget bør desuden indeholde:

    • Krav til ansøgerens kvalifikationer og kompetencer
    • En kort præsentation af arbejdspladsen.

     

    Vær opmærksom på FOA JobMatch

    FOA JobMatch er en landsdækkende jobformidling til FOA-medlemmer og arbejdsgivere. Her kan du finde kompetente FOA-medlemmer, der søger arbejde.

     

  • Udvælg ansøgere

    Når du gennemlæser ansøgningerne med henblik på at udvælge nogen til samtale, er det vigtigt, at du kigger efter de ansøgere, der bedst matcher de krav, der er opstillet i jobopslaget.

    Har I stillet krav i forhold til uddannelse, særlige kompetencer eller erfaring skal du matche ansøgerne op imod disse krav.

    Hvis der blandt ansøgerne er vikarer, som allerede er tilknyttet arbejdspladsen, stiller det større krav, hvis disse ikke indkaldes til samtale. (se også rammeaftalen om tidsbegrænset ansættelse). 

    På offentlige arbejdspladser gælder forvaltningsloven ved ansættelser. Det betyder at:

    • i skal have accept fra ansøgeren, hvis I vil indhente oplysninger fra strafferegister eller tidligere arbejdsplads
    • ansøgeren skal partshøres, hvis oplysningerne er til ugunst for vedkommende
    • afslag på ansøgningen skal begrundes. Jo tættere ansøgeren har været på ansættelse, jo større krav er der til at ansøgerne får en begrundelse for afslaget
    • tavshedspligten skal overholdes.

     

  • Deltag i samtalen

    Du skal afklare din rolle under ansættelsessamtalen sammen med de andre i ansættelsesudvalget, før I gennemfører samtalerne:

    • Hvem byder velkommen?
    • Hvem introducerer arbejdspladsen?
    • Hvem fortæller nærmere om stillingens indhold, funktioner, kvalifikationer og ansvar?

     

    Dine opgaver i samtalen

    Som tillidsrepræsentant er det naturligt, at det er dig, der fortæller om:

    • forholdene på arbejdspladsen, herunder evt. særlige forhold og kulturen på arbejdspladsen
    • eventuelle lokale aftaler og uskrevne regler
    • hvordan den nyansatte får rådgivning i forhold til forhandling af lønnen. En god anledning til at få orienteret kommende kolleger om, at man på arbejdspladsen selvfølgelig er organiseret i FOA.

    Hvad må man ikke spørge om?

    Du skal som tillidsrepræsentant sikre, at aftaler og retningslinjer for samtalen overholdes. Det betyder bla., at du skal være med til at sikre, at der ikke stilles spørgsmål om:

    • graviditet (kønsdiskriminering)
    • politisk ståsted
    • religion
    • seksuel orientering.

    Det er din leders ansvar, at de formelle regler overholdes, men det er vigtigt, at du er dit ansvar bevidst som tillidsrepræsentant. Du har ret og pligt til at rette på din leder, hvis vedkommende ikke overholder reglerne.

     

  • Vælg den rette til stillingen

    Du har som tillidsrepræsentant mulighed for at have indflydelse, på hvem der udvælges til stillingen. Det gør du ved at sikre, at den der tilbydes ansættelse, bliver valgt ud fra objektive kriterier.

    Det betyder, at den ansøger, som bedst matcher stillingsprofilen i forhold til kvalifikationer, kompetencer og erfaringer, bør få stillingen.

    Der må ikke indgå hverken overvejelser omkring køn eller graviditet i vurderingen.

     

  • Lønindplacering af nyansatte

    Det er vigtigt at den nyansatte bliver korrekt lønindplaceret fra starten.

    Hvis du har forhandlingskompetencen, er det din opgave at sørge for, at din nye kollegas løn bliver forhandlet. Hvis du ikke har forhandlingskompetencen, er det din afdeling, der står for denne opgave.

    Det er en god idé, at have en strategi for lønindplacering af nyansatte:

    • Skal vedkommende have samme lønniveau som resten, eller kan hun bruges som løftestang?
    • Hvad siger lønpolitikken på arbejdspladsen?
    • Hvad er den korrekte lønindplacering i forhold til evt. forhåndsaftale omkring funktionstillæg eller kvalifikationstillæg?
    • Hvad er din nye kollegas egen forventning til lønnen?

    Læs mere om lønindplacering af nyansatte

     

  • Tjek ansættelsesbrevet

    Det er vigtigt, at et nyt ansættelsesbrev bliver tjekket, så du sikrer at det afspejler den ansattes arbejdsforhold og de aftaler, der er lavet med arbejdsgiveren.


    Alle der ansættes for mindst 1 måned og med 8 timer eller derover gennemsnitligt pr. uge, skal have et ansættelsesbrev. 

    Her kan du se hvilke oplysninger et ansættelsesbrev skal indeholde:

    Krav til ansættelseskontrakt

    Se også, hvad du skal være særligt opmærksom på:

    Tjek af kollegas ansættelsesbrev

    Det er vigtigt, at du er med til at sikre, at eventuelle aftaler om individuelle vilkår bliver skrevet ned i ansættelsesbrevet. Fx hvis den nye kollega har indgået aftale om at møde på bestemte tidspunkter.

     

  • Lav en introplan

    Læg en plan for kollegaens velkomst, så hun føler sig velkommen på arbejdspladsen, og hurtigst muligt bliver fortrolig med sine nye opgaver og sine nye kolleger.

    En veltilrettelagt introduktion, er et signal til den nye kollega om, at I kan sætte jer i hendes sted og til gavn for hele arbejdspladsen, da kollegaen derved kommer hurtigere ind i arbejdet. Samtidig er en introduktionsplan med til at forebygge fejl og sikre, at kollegaen ikke kommer til skade, eller bliver syg af arbejdet.

    Det er typisk lederen, som laver introduktionsplanen. Men det kan være relevant for dig at være i dialog med ledelsen om planen, fx i arbejdsmiljøgruppen eller i et samarbejde mellem TR, AMR og lederen.

    I kan i fællesskab tjekke, om jeres introduktionsplan giver svar på disse spørgsmål:

    • Hvem har hvilke roller før kollegaen starter og i introperioden – hvem gør hvad? Er der fx styr på alt det praktiske inden den nye begynder?
    • Hvad skal der ske på den nye kollegas første arbejdsdag?
    • Hvilke arbejdsopgaver skal den nye kollega have oplæring og instruktion i, og hvordan skal det foregå?
    • Hvordan bliver den nyansatte introduceret til sit team, sin TR og sin AMR?
    • Er der arbejdsopgaver som den nye kollega udføre sammen med en anden i begyndelsen?
    • Er der forhold eller arbejdsopgaver, som den nye kollega skal have kurser eller kompetenceudvikling i?

    Har I lagt en opfølgende samtale ind i planen? – fx efter 3 måneder.

    Send introduktionsplanen til den nye kollega

    Der er mange nye indtryk og informationer for en ny kollega, når han/hun starter. Derfor er det vigtigt, at gøre det klart, hvad der er formålet med de enkelte punkter i introduktionen.

    Send gerne introduktionsplanen til den nye kollega, inden hun starter. Så har hun mulighed for at forberede eventuelle spørgsmål.

     

  • Sørg for at TR, AMR og FOA indgår i introplanen

    Du skal som tillidsvalgt sørge for, at du hurtigst muligt får kontakt til den nye kollega, så du kan præsentere dig selv. Det er oplagt, at du er med, når kollegaen skal introduceres til arbejdspladsen.

    Her er der rig lejlighed til at fortælle, hvordan han/hun kan bruge dig som tillidsvalgt. Hvis du har lavet en TR-aftale med din afdeling, kan du tage udgangspunkt i den TR-plakat, du selv kan lave.

    Når du taler med din nye kollega om TR og AMR, er det også en god anledning til at fortælle, hvad FOA kan hjælpe med. Hvis den nye kollega endnu ikke er medlem af FOA, kan du hjælpe ham/hende med at blive meldt ind.