Nedenfor kan du læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger og til hvilke formål.
4.1 Medlemmer af FOA
4.1.1 Formålet med behandlingen
I forbindelse med administration af dit medlemskab, indhentes og registreres der oplysninger om dig. Formålet er at vi skal kunne servicere dig bedst muligt som medlem. Vores medlemsservice består for eksempel i, at vi forhandler overenskomster på vores medlemmers vegne, ligesom vi yder individuel rådgivning. Vi tilbyder desuden kurser, og du kan eventuelt opnå medlemsfordele for eksempel i form af rabatter med vores samarbejdspartnere.
4.1.2 Hvilke oplysninger behandles
Når du melder dig ind i FOA, registrerer vi en række oplysninger om dig, for eksempel dit navn, adresse, telefonnummer, e-mail og nuværende arbejdsplads. Sådanne oplysninger kaldes ”almindelige oplysninger” Vi registrerer desuden dit cpr.nr, som er en ”fortrolig oplysning", f.eks. til brug for skatteretlige indberetninger. Endelig udgør det forhold, at du er medlem af FOA, en ”følsom oplysning”.
FOAs enkelte afdelinger udgør hver især en selvstændig dataansvarlig. Desuden er Forbundet også selvstændig dataansvarlig. Når du melder dig ind i en afdeling, er det alene den enkelte afdeling, der har adgang til dine oplysninger. Forbundet har dog også adgang til dine stamoplysninger i form af navn og øvrige kontaktoplysninger din arbejdsplads, samt dit cpr.nr.
Hvis vi yder konkret rådgivning til dig, f.eks. gennemgang af en ansættelseskontrakt, eller din overenskomstmæssige forhold eller spørgsmål i relation til din arbejdsplads, er det som udgangspunkt alene afdelingen, der har adgang til de persondata, der behandles som følge af den konkrete rådgivning. Alene hvis afdelingen videresender sagen til Forbundet, får Forbundet også adgang til de yderligere persondata. Du vil altid modtage information om, at din sag behandles i Forbundet.
Når et medlem vælges til tillidsrepræsentant på sin arbejdsplads, får den enkelte afdeling og Forbundet behov for at behandle nogle oplysninger om vedkommende, ligesom tillidsrepræsentanten selv får behov for at behandle personoplysninger som led i varetagelse af hvervet. Alle tillidsrepræsentanter er instrueret i, hvordan de skal behandle personoplysninger.
Der kan f.eks. være tale om, at vi videregiver tillidsrepræsentantens kontaktoplysninger til f.eks. medarbejdere og ansøgere.
Når tillidsrepræsentanten behandler oplysninger, kan det f.eks. ske i forbindelse med fagforeningsaktiviteter, f.eks. tillidsrepræsentantens behandlinger af lønoplysninger og andre personoplysninger.
Oplysningerne indsamles i langt de fleste tilfælde fra dig selv. I enkelte tilfælde modtager vi oplysninger om dig via din tillidsrepræsentant, eller fra din arbejdsgiver. Hvis vi rejser en egentlig sag på dine vegne, indsamles tillige oplysninger fra eksterne parter eksempelvis hos minretssag.dk, Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings ”Se Sag system” samt via sikker e-mail fra andre myndigheder.
4.1.3 Hjemmel til behandling
Adgangen til at behandle oplysningerne – herunder til at indsamle, registrere og videregive oplysninger – skal vurderes efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (almindelige oplysninger), og artikel 9, stk. 2 (følsomme oplysninger), samt efter databeskyttelseslovens §§ 6-8 og § 11 -12.
De nævnte bestemmelser indeholder bl.a. hjemmel til at behandle almindelige oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som den registrerede er part i (artikel 6, (1) litra b), eller for at forfølge en legitim interesse, der overstiger den registreredes interesse (artikel 6 (1) litra f). Hvis vi behandler data om dig på baggrund af (artikel 6 (1) litra f) vil dette ske ud fra en vurdering af, at vi hermed varetager dine interesser bedst muligt.
Bestemmelserne indeholder endvidere hjemmel til at behandle følsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde bl.a. arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder (artikel 9 (2) litra b), eller hvis behandlingen foretages af en fagforening som led i fagforeningens legitime aktiviteter (artikel 9 (2) litra d), eller for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (artikel 9 (2) litra f).
I henhold til databeskyttelsesloven § 8 kan behandling af oplysninger om strafbare forhold ske, hvis den dataansvarlige har en væsentlig interesse som klart overstiger den registrerede interesse i at oplysningerne ikke behandles.
Herudover indeholder databeskyttelseslovens § 12 hjemmel til, at behandling af både almindelige og følsomme personoplysninger kan ske, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde FOAs eller dine arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, eller for at forfølge en legitim interesse, som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster, og som overstiger den registreres interesse.
FOA vurderer, at der indenfor rammerne af disse bestemmelser er hjemmel til at behandle de nødvendige oplysninger til brug for at bistå i de konkrete sager og i forbindelse med dit medlemskab.
Dette gælder også for behandling indenfor økonomi og regnskab vedrørende kontingent/rejseafregninger mv.
Via dit medlemskab indhenter vi samtykke, hvor det er nødvendigt, eksempelvis i markedsføringsøjemed. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.
4.1.4 Udveksling af oplysninger
Vi kan videregive oplysninger om dig til vores samarbejdspartnere og andre relevante parter, men vi gør det alene, hvis vi har en saglig grund. I medlemskabsperioden kan der udveksles oplysninger mellem Forbund og afdelinger Vi kan eventuelt videregive oplysninger til din A-kasse, offentlige myndigheder, arbejdsgivere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, FOAs revisionsselskab og FH og FH’s samarbejdspartnere, herunder Fagbevægelsens Fordelsprogram A/S (Pluskort) og FIU.
Hvis du har givet samtykke, kan vi også videregive oplysninger til PenSam Bank, PenSam Forsikring, PenSam Pension, Folkeferie.dk og Forbrugsforeningen.
Hvis du har en egentlig sag f.eks. en faglig sag, der er startet i afdelingen, men skal videreføres af Forbundet, udveksles dine oplysninger mellem Forbund og din afdeling. Vi kan derudover om videregive dine oplysninger til f.eks. Arbejdsgiver, Arbejdsretten, almindelige domstole, modparter, eventuelle vidner, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, forsikringsselskaber, pensionskasser, din kommune og tillidsrepræsentant.
4.1.5 Sletning af dine oplysninger
Vi opbevarer som udgangspunkt dine medlemsoplysninger i 10 år fra du har forladt arbejdsmarkedet eller 10 år efter, du har meldt dig ud af FOA, hvis dette måtte ske før.
4.2 Indsamling af personoplysninger om ikke-medlemmer
I FOA behandles i særlige tilfælde også oplysninger om ikke-medlemmer, når der er et sagligt formål hermed. Det vil eksempelvis være tilfældet i den situation, hvor en arbejdsgiver i medfør af overenskomsten er forpligtet til at sende en underretning om opsigelse af en person ansat efter den pågældende overenskomst.
Som et andet eksempel kan nævnes underskrivelse af lønaftaler for ikke-medlemmer. FOA opbevarer oplysninger om pågældende så længe, der er et sagligt formål hermed. Det vil normalt være 6 måneder.
Der meddeles herom fra FOA til den pågældende person, hvis det er muligt på det tidspunkt, hvor oplysningerne modtages.
Når vi rådgiver vores medlemmer, sker det, at vi også modtager personoplysninger om andre end vores medlemmer, for eksempel kolleger til vores medlem. Nogle gange vurderer vi efter en konkret vurdering, at vi har tavshedspligt, at det er umuligt eller det vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats for os at give besked til alle om vores behandling af personoplysninger.
I de tilfælde, hvor ikke-medlemmer ikke modtager direkte information om vores behandling, kan man altid læse mere her om vores behandling af personoplysninger. Hvis der spørgsmål, fremgår det længere nede i politikken, hvordan vi kan kontaktes.
Vi behandler personoplysninger om ikke-medlemmer på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f og databeskyttelseslovens § 12. Vores legitime interesse er at være en faglig organisation, som varetager fagforeningens interesser. Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: offentlige myndigheder, eksterne rådgivere (fx advokater), og andre nødvendige modtagere.