Persondatapolitik for fagforeningen FOA

FOA, dvs. FOA-afdelingerne og Forbundet, tager som dataansvarlige din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler personoplysninger og har derfor udarbejdet denne persondatapolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data. Samtidig sikrer vi, at dine persondata behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

FOAs kontaktoplysninger
Din lokale FOA-fagforening og kontaktoplysninger kan du finde her:  https://www.foa.dk/afdelinger
FOA Forbundet, Staunings Plads 1-3, 1790 København V via foa.dk https://www.foa.dk/kontakt-foa.

• CVR-nummer: 46024516

• Telefonnummer: 46962626

• E-mail: foa@foa.dk

Eller

Kontaktoplysninger for databeskyttelsesrådgiveren (DPO) for FOAs lokale fagforeninger og Forbundshuset

Hvis du har spørgsmål til, hvordan FOA behandler dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte FOAs databeskyttelsesrådgiver (DPO) Birgitte Lundblad. 

Det kan du gøre således: 

• På e-mail: dpo@foa.dk

• På telefon: 46972393

• Ved brev: FOA Forbundet, Staunings Plads 1-3, 1790 København V, att. ”databeskyttelsesrådgiver (DPO)” 

• Formålet med behandlingen af personoplysninger

  I forbindelse med administration af dit medlemskab, indhenter og registrerer FOA oplysninger om dig. Formålet er, at vi skal kunne servicere dig bedst muligt som medlem, eller at vi skal kunne overholde en arbejdsretlig forpligtelse mv. Vores medlemsservice består for eksempel i, at vi forhandler overenskomster på vores medlemmers vegne, ligesom vi yder individuel rådgivning. Vi tilbyder desuden kurser, og du kan eventuelt opnå medlemsfordele for eksempel i form af rabatter med vores samarbejdspartnere. Vi behandler også personoplysninger, når vi gennemfører kampagner og organiseringsprojekter. Derudover kan vi behandle personoplysninger til tilfredsheds - og markedsundersøgelser og til forskning, analyse og statistik, herunder udarbejdelse af lønstatistikker, medlemsundersøgelser og for at sikre dig en personlig tilpasset kommunikation og til markedsføring af medlemstilbud. Vi behandler også dine personoplysninger, hvis du ønsker at melde dig ud af fagforeningen og for at kontakte dig om en eventuel genindmeldelse.

  Herudover behandler vi dine oplysninger i følgende situationer:

  • Ved betaling af kontingent
  • Til administration af dit medlemskab
  • Når du kontakter os for at få rådgivning
  • Når du bruger vores selvbetjeningsløsninger
  • Når du deltager i faglige netværksaktiviteter
  • Når du tilmelder dig forskellige medlemsaktiviteter
  • Når vi indgår eller fornyer overenskomster
  • Når vi udarbejder lønstatistikker
  • Hvis vi fører en faglig sag eller en retssag for dig

  Se under punkterne omkring, foa.dk, sociale medier og overvågning ved p-pladser for yderligere formål.

• Disse kategorier af oplysninger behandler FOA om dig 

  Når du melder dig ind i FOA, registrerer vi en række oplysninger om dig, for eksempel dit navn, adresse, telefonnummer, e-mail, nuværende arbejdsplads og medlemsnummer. Vi registrerer desuden dit cpr.nr. f.eks. til brug for skatteretlige indberetninger.

  Herudover behandler vi typisk følgende oplysningstyper:

  • Ansættelseshistorik

  • Nationalitet

  • Kontingentindbetalinger og eventuelle restancer

  • Eventuel arbejdsløshed og sager mod din arbejdsgiver

  • Evt. forespørgsler og klager fra dig

  • IP-adresse, info om operativsystem og info om klik og åbninger af filer i den forbindelse - i forbindelse med udsendelse og interaktion med vores nyhedsbreve.

  Desuden kan vi behandle følsomme/særlige kategorier af oplysninger om dig – f.eks. i forbindelse med sager om brud på overenskomsten, disciplinærsager, advarsler, uberettiget fyring eller andre lignende tilfælde, hvor det er nødvendigt, at vi kan behandle disse oplysninger for bedst muligt at hjælpe dig. Disse følsomme/særlige kategorier af oplysninger er f.eks.:

  • Oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold

  • Oplysninger om helbredsforhold – f.eks. i forbindelse med arbejdsskadesager eller sager, hvor du er blevet afskediget eller sanktioneret af din arbejdsgiver pga. helbredsmæssige forhold

  • Oplysninger om seksualitet eller seksuelle forhold – f.eks. i forbindelse med diskriminationssager, eller ved udsættelse for seksuel, chikanøs adfærd

  • Oplysninger om religion, race eller etnicitet – f.eks. i forbindelse med diskriminationssager

  Endelig kan vi behandle oplysninger om strafbare forhold – f.eks. i forbindelse med afskedigelses- og disciplinærsager, som udspringer af mistanke om begåede strafbare forhold.

  
  
• Adgang til dine data

  Når du melder dig ind i en afdeling, er det alene den enkelte afdeling, der har adgang til dine oplysninger. Forbundet har dog også adgang til dine stamoplysninger i form af navn og øvrige kontaktoplysninger, din arbejdsplads, dit cpr.nr med mere.

  Hvis vi yder konkret rådgivning til dig, f.eks. gennemgang af en ansættelseskontrakt eller din overenskomstmæssige forhold eller spørgsmål i relation til din arbejdsplads, er det som udgangspunkt alene afdelingen, der har adgang til de persondata, der behandles som følge af den konkrete rådgivning. Kun hvis afdelingen videresender sagen til Forbundet, får Forbundet også adgang til de yderligere persondata. Du vil altid modtage information om, at din sag behandles i Forbundet.

  Vi behandler kun data om dig, der er nødvendige i forhold til de formål, oplysningerne skal benyttes til. Formålet er afgørende for, hvilken type oplysninger om dig der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de personoplysninger, vi bruger. Vi bruger f.eks. ikke flere oplysninger, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 
• Særligt om tillidsrepræsentanter

  Når et medlem vælges til tillidsrepræsentant på sin arbejdsplads, får den enkelte afdeling og Forbundet behov for at behandle nogle oplysninger om vedkommende, herunder videregiver FOA tillidsrepræsentantens kontaktoplysninger til f.eks. medarbejdere og ansøgere.

  Alle tillidsrepræsentanter varetager medlemmernes interesser på vegne af afdelingen og er instrueret i, hvordan de selv skal behandle personoplysninger. 

Oplysningerne indsamles i langt de fleste tilfælde fra dig selv. Som altovervejende udgangspunkt behandler vi også kun dine følsomme/særlige kategorier af oplysninger samt oplysninger om strafbare forhold, som vi modtager direkte fra dig.

I enkelte tilfælde modtager vi oplysninger om dig via din tillidsrepræsentant eller fra din arbejdsgiver. Hvis vi rejser en egentlig sag på dine vegne, indsamles tillige oplysninger fra eksterne parter eksempelvis hos minretssag.dk, Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings ”Se Sag system” samt via sikker e-mail fra andre myndigheder.

Adgangen til at behandle oplysningerne – herunder til at indsamle, registrere og videregive oplysninger – skal vurderes efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (almindelige oplysninger), og artikel 9, stk. 2 (følsomme oplysninger), samt efter databeskyttelseslovens §§ 6-8 og §§ 11 -12.

De nævnte bestemmelser indeholder bl.a. hjemmel til at behandle almindelige oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som den registrerede er part i (artikel 6(1), litra b), eller for at forfølge en legitim interesse, der overstiger den registreredes interesse (artikel 6(1), litra f). Hvis vi behandler data om dig på baggrund af (artikel 6(1), litra f), vil dette ske ud fra en vurdering af, at vi hermed varetager dine interesser bedst muligt. 

Bestemmelserne indeholder endvidere hjemmel til at behandle følsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde bl.a. arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder (artikel 9(2), litra b), eller hvis behandlingen foretages af en fagforening  som led i fagforeningens legitime aktiviteter (artikel 9(2), litra d), eller for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (artikel 9(2), litra f).

I henhold til databeskyttelsesloven § 8 kan behandling af oplysninger om strafbare forhold ske, hvis den dataansvarlige har en væsentlig interesse, som klart overstiger den registrerede interesse i, at oplysningerne ikke behandles. 

Herudover indeholder databeskyttelseslovens § 12 hjemmel til, at behandling af både almindelige og følsomme personoplysninger kan ske, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde FOAs eller dine arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, eller for at forfølge en legitim interesse, som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster, og som overstiger den registreredes interesse.

Via dit medlemskab indhenter vi samtykke, hvor det er nødvendigt, eksempelvis i markedsføringsøjemed. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.

FOA vurderer, at der inden for rammerne af disse bestemmelser er hjemmel til at behandle de nødvendige oplysninger til brug for at bistå i de konkrete sager og i forbindelse med dit medlemskab.

Dette gælder også for behandling inden for økonomi og regnskab vedrørende kontingent/rejseafregninger mv.

Vi kan også videregive oplysninger om dig til vores samarbejdspartnere og andre relevante parter, men vi gør det alene, hvis vi har en saglig grund. I medlemskabsperioden kan der udveksles oplysninger mellem Forbund og afdelinger. Vi kan eventuelt videregive oplysninger til din A-kasse, offentlige myndigheder, arbejdsgivere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, FOAs klageinstans, FOAs revisionsselskab, advokater, og FH og FH’s samarbejdspartnere, og FIU. 

FOA lægger stor vægt på at personoplysninger opbevares inden for EU og EØS.

FOA overfører derfor som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU eller EØS. 

Hvis vi undtagelsesvist accepterer en overførelse, vil det f.eks. være i situationer, hvor FOA benytter sig af databehandlere, og disse benytter sig af leverandører etableret uden for EU/EØS.

En overførsel vil i givet fald kun ske til et land, som Kommissionen har vurderet, er sikkert, eller til et land, hvor Kommissionens opdaterede standardkontraktbestemmelser kan anvendes. Vi sikrer os samtidig for, at de nødvendige garantier er på plads, herunder at der er truffet de fornødne sikkerhedsforanstaltninger. 

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på dpo@foa.dk, hvis du ønsker yderligere oplysninger herom, herunder kopi af overførselsgrundlaget.

I FOA behandles i særlige tilfælde også oplysninger om ikke-medlemmer, når der er et sagligt formål hermed. Det vil eksempelvis være tilfældet i den situation, hvor en arbejdsgiver i medfør af overenskomsten er forpligtet til at sende en underretning til FOA om opsigelse af en person ansat efter den pågældende overenskomst.

Som et andet eksempel kan nævnes underskrivelse af lønaftaler for ikke-medlemmer. FOA opbevarer oplysninger om pågældende så længe, der er et sagligt formål hermed. Det vil normalt være 12 måneder.

Der meddeles herom fra FOA til den pågældende person, hvis det er muligt på det tidspunkt, hvor oplysningerne modtages.

Når vi rådgiver vores medlemmer, sker det, at vi også modtager personoplysninger om andre end vores medlemmer, for eksempel kolleger til vores medlem. Nogle gange vurderer vi efter en konkret vurdering, at vi har tavshedspligt, om behandlingen af disse oplysninger. Vi oplyser om denne behandling medmindre at det er umuligt, eller vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats for os at give besked til alle om behandlingen af personoplysningerne.

I de tilfælde, hvor ikke-medlemmer ikke modtager direkte information om vores behandling, kan man altid læse mere her om vores behandling af personoplysninger. Hvis der er spørgsmål, fremgår det længere nede i politikken, hvordan vi kan kontaktes. 

Vi behandler personoplysninger om ikke-medlemmer på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og databeskyttelseslovens § 12. 

Når du besøger vores hjemmeside foa.dk, behandler vi almindelige personoplysninger om dig. Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er at kunne lave statistik, optimere hjemmesiderne, benytte huskefunktioner og målrettet markedsføring. Vi behandler blandt andet følgende personoplysninger om dig:

• Din IP-adresse, som anvendes til statistiske formål og remarketing
• Dit operativsystem og browserversion, som anvendes til optimering af den fremtidige brugeroplevelse på hjemmesiden
• Dato og klokkeslæt for besøget på hjemmesiden, som udelukkende anvendes til statistiske formål
• Vi placerer cookies på din enhed

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvor den legitime interesse vi forfølger er at tilbyde dig en interessant hjemmeside, der fungerer optimalt. 

Vi kan videregive eller overlade dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: vores analysepartnere, samarbejdspartnere og leverandører.
Se også https://www.foa.dk/om-foa/foas-persondatapolitikker/cookiepolitik 

Parkeringsarealer (og indgangspartier) tilknyttet FOAs bygninger kan være videoovervåget af hensyn til medarbejdere og gæsters sikkerhed og til dokumentation i forhold til eventuelle forsikringssager. Hvis der sker videoovervågning, vil der være opsat skilte om det i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven.

FOA har implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod misbrug. Helt konkret er der truffet foranstaltninger, som beskytter mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, at dine oplysninger fortabes eller forringes, eller at dine oplysninger kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Vi beskytter data med avancerede firewalls og anti-virussystemer, og der anvendes kryptering ved kommunikation med eksterne parter. Ved adgang til selvbetjeningsløsningen på vores hjemmeside www.foa.dk bruger vi den nyeste udgave af MitID, som giver den højeste sikkerhed imod uvedkommende personers adgang til dine persondata.

Derudover har vi implementeret adgangsstyring i alle vores systemer, således at det kun er medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til personoplysninger. Vi sørger løbende for at uddanne vores medarbejdere og har udarbejdet og implementeret en lang række politikker og procedurer for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med de principper, der følger af persondataretten. 

Sikkerhedsforanstaltningerne gennemgås løbende og revideres i overensstemmelse med den teknologiske udvikling. Derudover er samtlige FOAs - medarbejdere underlagt tavshedspligt, hvorfor du kan være sikker på, at dine oplysninger behandles fortroligt.

I forbindelse med udsendelse og interaktion med vores nyhedsbreve sker der indsamling af IP-adresse, info om operativsystem og info om klik og åbninger.

• Indsigt i dine data

  Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem der modtager personoplysninger om dig, i det omfang vi videregiver oplysninger.
• Korrigering af dine data
  Hvis de personoplysninger, vi behandler om dig, er forkerte eller unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
• Sletning af dine data
  I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger. Det kan gælde i de tilfælde, hvor du f.eks. vælger at trække dit samtykke tilbage eller ved udmeldelse. Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også henvende dig, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
  
  Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Der er dog en række tilfælde, hvor FOA enten er berettiget eller forpligtet til at beholde dine oplysninger. I visse tilfælde kan man således efter lovgivningen være forpligtet til at opbevare personoplysningerne i længere tid, f.eks. bogføring og revision.
  
• Indsigelse og begrænsning

  Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger . f.eks. hvis du har ”tungtvejende grunde” imod behandlingen, når vi modtager din indsigelse, vurderer vi om indsigelsen er berettiget. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine personoplysninger.

  Du kan også gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring. Hvis du gør det, stopper vi med at behandle dine oplysninger til dette formål.
  
  Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 
• Overførsel af dine data
  Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring, også kaldet dataportabilitet.

Har du spørgsmål, eller er du utilfreds med FOAs behandling af dine data, kan du henvende dig til vores DPO, eller din lokale FOA-fagforening: 

Find din fagforening

Du har også mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet ved at skrive til Datatilsynet, Carl Jacobsens Alle 35, 2500 Valby eller på:

https://www.datatilsynet.dk/


Sidst opdateret den 24. oktober 2023 og godkendt af GDPR-styregruppen