Særligt til tillidsvalgte

Guide: Bisidder ved sygefraværssamtale - de 3 faser

Hvis du skal være bisidder ved en sygefraværssamtale, vil en grundig forberedelse ruste dig bedst muligt til at hjælpe din kollega både før, under og efter samtalen.

Hvis din kollega ønsker, at du skal være bisidder, skal du gøre dig klart, hvad dine opgaver er før, under og efter samtalen.

Bisidderrollen kan inddeles i 3 faser:

  • Formødet, hvor du blandt andet afklarer kollegaens forventninger til samtalen og til dig som bisidder.
  • Selve samtalen, hvor du sammen med kollegaen taler med lederen.
  • Opfølgningen, hvor du samler op på de aftaler, der bliver indgået til samtalen.
  • Formøde

    På formødet skal du afklare forventninger og din rolle med kollegaen, som du skal være bisidder for.

    1. Aftal et formøde med din kollega for at skabe en fælles afklaring af, hvad sagen handler om. Du har dog ikke ret til at få at vide, hvad din kollega fejler, kun hvilken betydning sygdommen har for arbejdet. 

    2. Spørg til din kollegas forventninger til dig og spørg også ind til, hvilke ønsker den sygemeldte har. Det kan være, at den sygemeldte kunne tænke sig andre opgaver, gerne vil omplaceres eller måske ligefrem ønsker at stoppe på arbejdspladsen. 

    3. Fortæl, hvad du som tillidsrepræsentant kan hjælpe din kollega med i rollen som bisidder. Det er vigtigt, at du er ærlig og ikke lover din kollega mere, end hvad der er realistisk. Fortæl, at du har tavshedspligt.

    4. Gennemgå indkaldelsen og dagsorden. Den bør som udgangspunkt være skriftlig og udformet så konkret, at både du og din kollega klart kan se, hvad der skal tales om til sygefraværssamtalen. 

    5. Kontakt lederen/mødeindkalderen, hvis indkaldelsen ikke er klart formuleret. Bed om en uddybning og evt. en ny dato for mødet, hvis oplysningerne om mødets formål gør, at I har brug for længere forberedelsestid.

    6. Det er vigtigt, at du sætter dig godt ind de emner, som I skal tale om på mødet. Sørg for, at du på forhånd har alle relevante oplysninger fra din kollega. Tal hele forløbet igennem med din kollega og stil opklarende spørgsmål, også dem som kan komme tæt på. Det vil være værdifuldt for dig som bisidder at have sagen så godt oplyst som muligt.

    7. Afklar din rolle som TR eller AMR og vurder, om du kan tage opgaven som bisidder, eller om du er part i sagen og derfor skal henvise til FTR eller en afdelingsrepræsentant.

    8. Aftal med din kollega, hvilken rolle du skal have under selve mødet: Skal du kun gå ind i dialogen, når du har afklarende spørgsmål, eller når der eventuelt er regler i forbindelse med samtalen, der ikke bliver overholdt? Eller spiller du en mere aktiv rolle? Det kan for eksempel være, at din kollega ønsker, at du skal tale på vegne af ham eller hende. 

    9. Forbered din kollega på, hvordan en typisk samtale forløber, hvem der deltager og hvilke spørgsmål, der typisk stilles. Aftal også, at I undervejs i mødet kan bede om en pause for lige at tale sammen, eller for at din kollega kan få et pusterum. For det kan være meget belastende som langtidssygemeldt at deltage i et længerevarende møde.

    En pause kan også bruges af dig som TR eller AMR til at foretage et telefonopkald til en FTR, en anden kollega eller din lokale FOA-afdeling, hvis du har et spørgsmål, som er vigtigt at få afklaret. 

    10. Spørg til kollegaens egne tanker om situationen og fremtiden. Tal sammen om, hvad en realistisk løsning på situationen kan være; synliggør mulige løsninger, og hvad I i fællesskab skal opnå ved samtalen. 

    Det er vigtigt, at I ikke før mødet indgår håndfaste aftaler om, hvilke resultater I vil opnå. For det kan være dårligt for processen, i forhold til at være lydhøre og åbne for mulige løsninger.

    11. Saml op på jeres samtale, så I begge to er helt klar på, hvad I går til mødet med. 

    12. Aftal at mødes en halv time, før selve samtalen begynder. Dels for at lige at tjekke strategien for mødet en sidste gang, og også for at I kan gå ind til mødet sammen. 

    13. Brug gerne dit TR-netværk eller din FOA-afdeling til at sparre med, når du forbereder dig til samtalen. 

    Samtidig vil det være en god idé, at du sætter dig ind i arbejdspladsens sygefraværsstatistikker med videre, som du kan finde på arbejdspladsens intranet, eller hvis du er offentligt ansat, ved at kontakte HR i kommunen. 

    Specielt når sygdommen er psykisk betinget, skal du også tjekke APV, evt. trivselsmålinger og referater af MUS. Hvis du er ansat på privat overenskomst, får du oplysningerne fra din leder. Det er også en god idé at undersøge, hvilke redskaber der kan tages i brug, når en langtidssygemeldt kollega i den konkrete situation skal fastholdes på arbejdspladsen. 

    Vigtige kilder til forberedelse: 

    • De personalepolitiske retningslinjer (For eksempel personalepolitik, sygefraværspolitik, retningslinjer for deltagelse ved sygefraværssamtaler)

    • De overenskomstmæssige rammer for området
       
    • APV for arbejdspladsen, evt. trivselsmålinger og referat af MUS 

    Ansættelsesmæssige vilkår i forhold til rettigheder og ansættelsens længde 

    Vigtige spørgsmål:

    • Hvor meget fravær er der tale om?
    • Hvad er den forventede varighed af sygdommen?
    • Hvad er årsag til fraværet?
    • Er der et mønster i fraværet?
    • Kan der være tale om en arbejdsskade?
    • Hvad har været aftalt mellem arbejdsgiver og den sygemeldte ved eventuelle tidligere sygefraværs- og opfølgningssamtaler?

     

  • Under samtalen

    Din vigtigste funktion som bisidder er at sikre, at sagen fremstilles på et sagligt og objektivt grundlag, og at dagsordenen følges. Og du skal selvfølgelig følge de aftaler, du har lavet med din kollega omkring din rolle under samtalen.

    1.  Hvis arbejdsgiversiden ikke starter samtalen med en præsentationsrunde, så start med en præsentation og gør det klart, at leder og bisidder har tavshedspligt. 

    2.  Under mødet skal du være opmærksom på:   

    • Hvad er problemet/problemerne?
    • Andre problemfelter som kunne have betydning for sagen
    • Mulige løsninger og konsekvenser af de løsninger

    Det er vigtigt, at du og din kollega holder jer åbne over for lederens forslag. Det er den bedste måde at nå godt i mål. 

    3.  Skab overblik over samtalen, så du kan sikre dig: 

    • At kollegaens rettigheder overholdes
    • At kollegaens interesser varetages bedst muligt
    • At dagsordenen følges. Hvis der er indkaldt til en sygefraværssamtale, men arbejdsgiver giver sig til at tale om andre emner, fx din kollegas egnethed, skal du bede arbejdsgiveren om at holde sig til dagsordenen og eventuelt under en pause anbefale din kollega, at I afbryder mødet. 

    Det er din opgave at holde samtalen på sporet. Omdrejningspunktet i samtalen skal være fastholdelse af din sygemeldte kollega, forudsat at kollegaen ønsker fastholdelse, og det er ikke et møde, hvor der skal placeres en skyld for sygemeldingen (hverken hos arbejdsgiver eller hos den sygemeldte selv), eller hvor der skal tales opsigelse. 

    4. Vær opmærksom på, om din kollega har brug for en pause undervejs.

    5. Vær opmærksom på at vende tilbage til et punkt, hvis noget skal afklares yderligere eller uddybes.

    6. Vær opmærksom på, hvilke konklusioner og aftaler der drages på mødet. Skriv ned undervejs.

    7. Vær opmærksom på, hvad du og kollegaen drøftede på formødet, og husk eventuelt kollegaen på, hvad der er vigtigt.

    Du kan bede arbejdsgiver om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan, hvor I i fællesskab planlægger, hvordan den langtidssygemeldte kan fastholdes i stillingen. 

    Du skal være opmærksom på, at der ikke laves aftaler, som er urealistiske i forhold til, hvad din langtidssygemeldte kollega kan klare. Din kollega kan være så bekymret for at miste sit job, at han eller hun nikker til forslag fra ledelsen, som ikke er hensigtsmæssige eller mulige at leve op til. 

    Du kan foreslå, at aftalerne nedskrives i en mulighedserklæring, som den sygemeldte kan få egen læge til at vurdere og eventuelt godkende. 

    8. (Du skal regne med at referatet kommer til at ligge på medlemmets personalesag):  

    • Hvor længe skal den ligge der? Og hvis det ikke er muligt at sætte et tidspunkt, kan der aftales en dato for en opfølgende samtale. 
    • Hvem skal vide hvad? 
    • Præcisér aftaler (næste møde, opfølgning midtvejs osv.) 

    9. Hold pause i samtalen, hvis den kører af sporet, eller hvis du som TR eller AMR har brug for at ringe til din FTR, en anden kollega eller din lokale FOA-afdeling for at få afklaret et spørgsmål.

    10. Når mødet slutter, skal du forlade mødet sammen med din sygemeldte kollega.

     

  • Referat

    Det vil være en god idé at skrive referatet undervejs og læse konklusioner op ved mødets afslutning.
     
    Gør opmærksom på, at det er lederen, der har referatpligten. Det fremgår af Offentlighedsloven §6 (notatpligt). Hvis du er ansat på privat overenskomst, er du ikke omfattet af offentlighedsloven. I bør derfor aftale, at lederen skriver referat. Du skal ikke acceptere at skrive referat, da det tager din opmærksomhed fra rollen som bisidder. Det er dog vigtigt, at du tager egne noter undervejs. 

    Inden mødets afslutning bør du sikre, at der er enighed om mødets konklusioner og aftaler.
    Gå aldrig fra et møde uden et færdigt referat. Tag pause med din kollega og gå referatet igennem, inden I skriver under. Det er vigtigt, at referatet bliver gennemgået, så kollegaen har forstået, hvad der er skrevet og er enig i indholdet. 

    I tilfælde af uenighed, skal du foranledige, at uenigheden noteres i referatet.

     

  • Efter samtalen

    Du skal som TR eller AMR sørge for, at din kollega har forstået, hvad der er blevet aftalt i sygefraværssamtalen. 

    Det er vigtigt at lave en opfølgning af samtalen sammen med kollegaen. Her skal I blandt andet tale om konsekvenser på kort og lang sigt.

    1. Vurdér aftaler og konklusioner fra samtalen med din kollega.

    2. Drøft din TR-/AMR-rolle fremover i forhold til sagen og lav aftaler i forhold til, hvad du skal gøre.

    3. Drøft kollegaens egen rolle i forhold til et fremtidigt forløb.

    4. Vurdér om du - efter aftale med kollegaen - skal give en tilbagemelding til FTR eller FOA- afdelingen. Det kan være vigtigt i de situationer, hvor samtalen forventes at blive en del af et længerevarende forløb og i de situationer, hvor du som TR eller AMR fornemmer, at kollegaen ikke har en realistisk forståelse af situationen.

    5. Ved arbejdsskader skal AMR være med til at udfylde anmeldelser, lave beskrivelser af belastning samt opfordre din kollega til at kontakte FOA-afdelingen.

    6. Brug øvrige TR og FTR og FOA-afdelingen til sparring med henblik på at lære noget af samtalen.

    7. Samtidig skal du også vende blikket mod arbejdspladsen og se på, om ledelsen har sørget for, at der enten er tilført flere ressourcer, hvis den langtidssygemeldtes arbejde fortsat skal udføres, eller om andre opgaver er prioriteret fra. Med andre ord skal du holde øje med, at langtidssygemeldingen ikke belaster de øvrige kolleger. 

    8. Følg løbende op på, om arbejdspladsen overholder sin del af aftalen på en tilfredsstillende måde, mens du fortsat støtter og rådgiver din langtidssygemeldte kollega. 

     

  • Rundbordssamtale

    Det kan være en fordel at indkalde til en rundbordssamtale, hvis det viser sig under en sygesamtale, at den sygemeldte ikke uden videre kan vende tilbage til arbejdet.

    En rundbordssamtale er et møde, hvor den sygemeldte er hovedpersonen, men hvor de andre mødedeltagere hver især bidrager til, at den sygemeldte kan vende tilbage til arbejdet. Rundbordssamtalen kan foregå på arbejdspladsen, hvis den sygemeldte føler sig hjemme der. Den kan også foregå på kommunens jobcenter.

    Deltagere i rundbordssamtalen kan være:

    • Sagsbehandleren i jobcentret, som kan fortælle om muligheder i forhold til lovgivning. Det kan for eksempel være § 56-aftalen, delvis raskmelding, revalidering, fleksjob osv.
    • Lederen, som kan oplyse om arbejdspladsens muligheder for omplacering mv.
    • TR eller AMR, som kan supplere med arbejdspladsens muligheder med for eksempel sygefraværspolitikken.
    • Den sygemeldtes egen læge, som kan bidrage med, hvad den sygemeldte kan påtage sig af arbejde uden risiko for forværring af sygdommen.
    • Der kan inviteres flere efter behov. Det kan for eksempel være en repræsentant fra FOA-afdelingen.