Særligt til tillidsvalgte

Rollen som bisidder ved tjenstlige samtaler

Hvad skal du være opmærksom på, hvis du bliver bedt om at være bisidder for en kollega – og hvad indebærer opgaven?

Kollegaen, som er indkaldt til en tjenstlige samtale, vil ofte være berørt af situationen, og kan have svært ved at tale sin sag. Bisidderens rolle er at støtte kollegaen i samtalen og at hjælpe med at varetage kollegaens interesser bedst muligt.

Det kan du blandt andet gøre ved at støtte kollegaen i at få forklaret sin version, stille opklarende spørgsmål og sørge for, at samtalen holder sig til dagsordenen og det konkrete i sagen.

Det kan måske være svært for kollegaen i situationen at få sagt og husket det hele, så din rolle er også at holde hovedet koldt og bevare overblikket. Hold dig så vidt muligt neutral og objektiv til samtalens indhold og forløb – netop for at varetage din kollegas interesser.

Tag noter under mødet og bed om pauser hvis nødvendigt.

Forbered dig med kollegaen før mødet – og følg op sammen efter mødet.

Opgaven som bisidder er at sikre:

  • at kollegaen bliver informeret, og at det står klart, hvad sagen konkret drejer sig om
  • at kollegaen får forklaret sin version af sagen og får forklaret de ting, der er vigtige
  • at kollegaen bliver hørt og forstået
  • at kollegaen forstår informationerne, svarene og konsekvenserne
  • at din kollegas rettigheder respekteres, og at din kollega ikke forpligter sig til mere, end hun har pligt til her og nu
  • at dagsordenen bliver overholdt, og at der er en god og saglig tone for mødet. Hvis arbejdsgiveren kommer med negative eller kritiserende oplysninger, skal du bede om dokumentation for disse oplysninger.

Referat

Arbejdsgiveren skal skrive referat. Referatet kan være afgørende i forhold til det videre forløb for kollegaen, afhængigt af omstændighederne, der er gået forud for samtalen. Vær med til at sikre, at der bliver lavet et referat. 

Læs mere om krav til referatet under Guide: Bisidder ved en tjenstlig samtale - de 3 faser

Bisidderen er forpligtet overfor kollegaen

Hvis det er ledelsen, der ønsker, at du er med som tillidsrepræsentant, så husk at bisidderen repræsenterer kollegaen, og at du skal have kollegaens samtykke.
Føler du dig ikke i stand til at være bisidder, fx hvis du selv er part i sagen, kan du henvise til din suppleant, din FTR eller en repræsentant fra din lokale FOA-fagforening. 
Bisidderrollen er ikke en del af det fagretlige system. Men sker der overtrædelser af de fagretslige regler og aftaler, kan du naturligvis være nødt til at træde ind i rollen som tillidsrepræsentant.

  • Særligt for offentligt ansatte

    Der er forvaltningsloven, der giver personer, som er part i en sag, ret til at have en bisidder med. Det hedder partsrepræsentation.

  • Særligt for  privat ansatte

    Private virksomheder er ikke omfattet af forvaltningsloven, men som tillidsrepræsentant i en privat virksomhed er det vigtigt, at du også stiller dig til rådighed som bisidder for en kollega, der indkaldes til tjenstlig samtale. Det er god idé forud for samtalen, at få indkaldelsen uddybet af ledelsen, så du og din kollega kan forberede jer bedst muligt, og få stillet de relevante spørgsmål under samtalen.