Særligt til tillidsvalgte

Guide: Bisidder ved tjenstlig samtale - de 3 faser

Skal du være bisidder ved en tjenstlig samtale? Så brug denne guide og få styr på dine opgaver, samt hvad du skal være særlig opmærksom på - før, under og efter den tjenstlige samtale.

Som bisidder har du en rolle både før, under og efter samtalen:

Før mødet, hvor du taler med kollegaen om, hvad indkaldelsen handler om og afstemmer forventninger til samtalen og din rolle som bisidder. 
Under samtalen, hvor du sammen med kollegaen taler med lederen.
Efter samtalen, hvor du og kollegaen samler op på samtalens konklusioner og aftaler.

Få hjælp til de 3 faser, som bisidder ved en tjenstlig samtale, herunder. Læs også om kravene til referatet og hvordan du kan bruge pauser i samtalen.

De 3 faser

  • Før samtalen

    1. Møde med kollega
      Aftal et møde med kollega for at skabe en fælles afklaring af, hvad sagen handler om.

    2. Afstem forventninger
      Undersøg din kollegas forventninger til dig. Fortæl, hvad du som tillidsvalgt kan hjælpe din kollega med i rollen som bisidder. Fortæl, at du har tavshedspligt.

    3. Gennemgå indkaldelsen og dagsorden

    4. Tjek, at det er tydeligt, hvad indkaldelsen handler om
      Medlemmet skal altid vide hvad indkaldelsen handler om, så hun kan vurdere, om hun har brug for bisidder, samt om det skal være tillidsrepræsentanten, der skal deltage. Indkaldelsen og dagsorden bør være skriftlig, og udformet så konkret, at både du og din kollega klart kan se hvilket emne og hvilken konkret sag mødet drejer sig om.

      I en privat virksomhed
      er det ikke altid kutyme, at indkaldelsen er skriftlig. Men kollegaen har stadig ret til at vide på forhånd, hvad samtalen handler om. Stil eventuelt forslag, om skriftlig indkaldelse i SU. Det kan også være en god idé at aftale med arbejdsgiver, at TR altid informeres, når en ansat er indkaldt til tjenstlig samtale, så TR har mulighed for at stille sig til rådighed for kollegaen.

      På offentlige arbejdspladser 
      er der en række formelle krav til indkaldelsen:
      - Indkaldelsen skal være skriftlig og varslet i god tid.
      - Anledningen til indkaldelsen skal være konkret begrundet. Det er fx ikke tilfredsstillende, at der blot henvises til ”klager fra kolleger og forældre” eller lignende.
      - Det skal fremgå, hvad der er formålet med samtalen.

      Der kan, både i det private og det offentlige, være tilfælde, hvor der er behov for at afholde en tjenstlig samtale straks, fx hvis en medarbejder, møder beruset på sit arbejde. Her vil der typisk blive set bort fra sædvanlige procedurer, men du skal som tillidsrepræsentant, hvis det overhovedet er muligt, være parat til at træde til øjeblikkeligt som bisidder.

    5. Reagér hvis mødeindkaldelsen ikke er klart formuleret
      Kontakt lederen/mødelederen  hvis indkaldelsen ikke er klart formuleret. Bed om en uddybning og eventuelt en ny dato for mødet, hvis oplysningerne om mødets formål gør, at I har brug for længere forberedelsestid.

    6. Afklar hvilke forhold, der er de centrale i sagen og tjek din viden om emnet
      Du skal indhente relevante oplysninger fra kollegaen og sikre dig et grundigt kendskab til sagen. Tal forløbet igennem med din kollega.

    7. Afklar din rolle som tillidsvalgt
      Afklar om du kan tage opgaven som bisidder. Eller om du er part i sagen og derfor skal henvise til en eventuel fællestillidsrepræsentant eller en repræsentant fra FOA.

    8. Afklar din rolle under selve samtalen
      Går du kun ind i dialogen, når du har afklarende spørgsmål eller når der evt. er regler i forbindelse med samtalen, der ikke bliver overholdt? Eller spiller du en mere aktiv rolle?

    9. Forbered din kollega på samtalen
      Forbered din kollega på, hvordan en typisk samtale forløber, hvem der deltager og hvilke spørgsmål, der typisk stilles. Aftal også, at I undervejs i mødet kan bede om en pause for lige at tale sammen.

    10. Spørg til kollegaens egne tanker om situationen og fremtiden
      Tal sammen om, hvad en realistisk løsning på situationen kan være; synliggør overfor kollegaen hvilke mulige løsninger der er, og hvad I fælles skal opnå ved samtalen.

    11. Lav opsamling med kollegaen
      Lav en opsamling på jeres samtale, således, at I er enige om, hvad I går til mødet med. 

    12. Lav en aftale om, at I mødes  ½ time før selve samtalen begynder 
      Dels for at lige at tjekke strategien for mødet en sidste gang, og også for at medlemmet ikke skal ankomme alene til mødet.

    13. Brug gerne dit TR-netværk eller FOA til at sparre med, når du forbereder dig til samtalen


    Vigtige kilder til forberedelse:

    • De relevante personalepolitiske retningslinjer 
    • De overenskomstmæssige rammer for området
    • APV for arbejdspladsen (kan fx være relevant i forbindelse med problemer med trivsel og samarbejdsvanskeligheder)
    • Ansættelsesmæssige vilkår i forhold til rettigheder og ansættelsens længde
  • Under samtalen

    1. Præsentation og tavshedspligt
      Start med en præsentation af deltagerne til mødet samt en præcisering af tavshedspligten.
    2. Aftale om referat
      Arbejdsgiveren skal skrive referat af samtalen. Få aftale på plads inden i starter.

      På offentlige arbejdspladser er det ledelsen, der skal skrive referat, hvis der ikke er en uvildig referent tilstede (Offentlighedsloven § 6). Du skal ikke acceptere at skrive referat, da det tager din opmærksomhed fra rollen som bisidder. Det er dog vigtigt at du tager egne noter undervejs.

      På en privat arbejdsplads betragtes det tilsvarende som ledelsens ansvar, da du deltager som bisidder for kollegaen. Dit fokus er at støtte kollegaen.

    3. Afklar følgende i samtalen:
      • Hvad er problemet/problemerne?
      • Had mener man er kollegaens andel i problemerne?
      • Hvad er ledelsens opfattelse af problemet?
      • Er der andre problemfelter, som kunne have betydning for sagen?
      • Hvad er de mulige løsninger og konsekvenser af disse løsninger?

    4.  Vær med til at sikre at: 
      • at kollegaens rettigheder overholdes
      • at kollegaens interesser varetages bedst muligt
      • at dagsordenen følges.

    5. Sørg for pauser
      Vær opmærksom på, om din kollega har brug for en pause undervejs.

    6. Vær opmærksom på at få afklaret uklarheder
      Vend tilbage til et punkt, hvis emnet ikke har været behandlet godt nok. Hvis noget fx skal afklares yderligere eller uddybes.

    7. Opsummér løbende konklusioner
      Vær opmærksom på, hvilke konklusioner og aftaler, der drages på mødet.
      Noter ned undervejs.

    8. Husk aftalerne fra formødet
      Vær opmærksom på, hvad du og kollegaen drøftede på formødet, og husk evt. kollegaen på, hvad der er vigtigt.

    9. Lav aftaler om sagen
      Vær opmærksom på, om sagen skal ind i kollegaens personalesag. 
      Hvor længe skal den ligge der?
      Hvem skal vide hvad?

    10. Lav aftaler om de næste skridt
      Næste møde, opfølgning midtvejs osv. 

    11. Foreslå pause, hvis samtalen kører af sporet
      Læs mere om brug af pauser længere nede.

    12. Opsummér konklusioner til sidst i mødet
      Inden mødets afslutning bør du sikre, at der er enighed om mødets konklusioner/aftaler.

    13. Gå aldrig fra et møde uden et færdigt referat.
      Tag pause med kollegaen og gå referatet igennem, inden I skriver under. Det er vigtigt, at referatet bliver gennemgået, så kollegaen har forstået, hvad der er skrevet. Referat er uddybet i et andet afsnit på siden.

    14. Forlad altid mødet sammen med kollegaen, når mødet slutter. 

  • Efter samtalen

    1. Vurdér samtalens konklusioner med din kollega
      Gennemgå aftaler og konklusioner fra mødet sammen med kollegaen.

    2. Aftal din rolle fremover
      Drøft din TR-rolle fremover i forhold til sagen og lav aftaler i forhold til, hvad du skal gøre.

    3. Aftal, hvad kollegaen skal gøre
      Drøft kollegaens egen rolle i forhold til et fremtidigt forløb.

    4. Vurdér om flere skal inddrages
      Overvej om du efter aftale med kollegaen skal give en tilbagemelding til en FTR eller FOA-afdelingen. Det kan være vigtigt i de situationer, hvor samtalen kan forventes at blive del af et længerevarende forløb og i de situationer, hvor du som TR fornemmer, at kollegaen ikke har en realistisk fornemmelse af situationen.

    5. Brug dit netværk til sparring
      Brug øvrige TR, FTR og FOA-afdelingen til sparring med henblik på at lære noget af samtalen.


  • Referatet

    Der bør altid skrives referat, og begge parter skal være enige om referatet. I tilfælde af uenighed, kan en formulering om uenighed indgå i referatet.

    Aftal det, før I starter på selve samtalen.

    Referatet skrives undervejs og konklusioner læses op. 

    Referatet skal indeholde:

    • Baggrunden for at kollegaen blev indkaldt til en tjenstlig samtale.
    • En præcis beskrivelse af kollegaens version af sagen, hvor hans/hendes meninger og holdninger fremgår tydeligt.
    • Kollegaens forklaringer og eventuelle tilbagevisninger i forhold til sagen.
    • Eventuelle uenigheder i forhold til, hvordan ledelsen og kollegaen opfatter sagen.

    Du og din kollega vil typisk blive bedt om at underskrive referatet ved samtalens afslutning. Selvom referatet ikke er fyldestgørende, kan kollegaen godt kvittere for at have modtaget og læst det, men han/hun er ikke forpligtet til at erklære sig enig i referatet.
    Hvis kollegaen ikke er enig i lederens referat, er der mulighed for, at du som bisidder kan hjælpe medlemmet med at tilføje uenighedskommentarer i referatet. Enten i forbindelse med mødet, eller ved at aftale med lederen, at kommentarerne sendes efterfølgende og skal indgå i det endelige referat.
    Hvis du ikke selv har deltaget som bisidder, kan kollegaen kræve at drøfte referatet med dig som tillidsrepræsentant - eller med den lokale FOA-afdeling - inden hun skriver under.

  • Pauser og timeout i samtalen

    Pauser kan være nødvendige, hvis du i løbet af samtalen igen får behov for at drøfte sagen med medlemmet. Du kan også bruge en pause, hvis du har brug for at indhente mere rådgivning - eller hvis dialogen er blevet tilspidset og der er brug for at få ro på samtalen igen.

    I særlige tilfælde kan du overveje at udbede dig betænkningstid. Det kan være i situationer, hvor der i løbet af samtalen kommer nye oplysninger frem, som belaster kollegaen i særlig grad. Det kan også være oplysninger, som ikke kan verificeres af ledelsen eller oplysninger som - ifølge kollegaen - er usande.